Beeldmateriaal bij Rabarber
Bij Rabarber wordt er regelmatig gefotografeerd en gefilmd tijdens lessen, repetities en voorstellingen. Op deze pagina lees je hoe wij daarmee omgaan, welke rechten jij hebt, en hoe toestemming werkt.
Waarom de AVG van toepassing is
Zodra mensen herkenbaar in beeld staan op een foto of video, zijn dat persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dan van toepassing, ook als het om een spontane opname gaat.
De AVG kent een uitzondering voor puur persoonlijk gebruik. Maak je foto’s voor jezelf en deel je ze alleen in een kleine, besloten kring (zoals een familiegroep), dan geldt de wet niet. Zodra beelden publiekelijk worden gedeeld is toestemming of een andere wettelijke grondslag altijd vereist.
Rabarber maakt foto’s en video’s als organisatie, voor archief- en promotiedoeleinden. Daarmee valt al ons beeldmateriaal onder de AVG en zijn we verplicht een geldige grondslag te hebben voor het publiceren ervan. Beeldmateriaal kan worden gebruikt voor: onze website, sociale media, drukwerk en andere communicatie-uitingen van Rabarber.
Let op: Er is een onderscheid tussen opnames maken en beelden publiceren. Toestemming is in de eerste plaats vereist voor publicatie. Voor archivering zonder publicatie gelden lichtere eisen, maar ook daarvoor geldt dat betrokkenen hiervan op de hoogte worden gesteld.
We maken opnames van een
Hoe toestemming werkt
We onderscheiden vier groepen mensen die bij Rabarber in beeld kunnen komen:
- Leerlingen die zich ingeschreven hebben voor het huidige seizoen geven toestemming voor publicatie via een de Opt-in binnen het inschrijfformulier.
- Ouders/verzorgers & bezoekers geven toestemming via de Opt-in bij aankoop van tickets en bij binnenkomst is het beleid zichtbaar op een bord in de foyer.
- Mensen die ons laten weten dat zij hun toestemming onttrekken houden wij zo veel mogelijk buiten beeld zodat de kans op publicatie verkleind wordt.
Belangrijk: twee niveaus van toestemming
Toestemming voor het maken van beeldmateriaal is niet hetzelfde als toestemming voor het publiceren ervan. Bij inschrijving en bij evenementen vragen wij expliciet of beelden ook voor publiciteitsdoeleinden gebruikt mogen worden. Wie hier geen toestemming voor geeft, kan toch deelnemen, zijn of haar beelden worden dan uitsluitend intern gearchiveerd en niet gepubliceerd.
Toestemming intrekken
Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken via marketing@rabarber.net. Na intrekking worden nieuwe opnames niet meer gepubliceerd. Beeldmateriaal dat al gepubliceerd was vóór de intrekking kan in de meeste gevallen niet met terugwerkende kracht worden verwijderd, denk aan gedeelde berichten of gedrukt materiaal. Wij doen ons best om een passende oplossing te vinden als dat gewenst is.
Geen toestemming geven heeft nooit negatieve gevolgen. Een kind wordt niet uitgesloten van lessen of activiteiten bij Rabarber als ouders geen toestemming geven voor publicatie van beeldmateriaal. Hetzelfde geldt voor bezoekers, werknemers en vrijwilligers: de keuze om niet in beeld te verschijnen heeft geen enkele invloed op deelname, toegang of samenwerking. Toestemming moet altijd vrijwillig en zonder druk gegeven kunnen worden, dat is ook wat de AVG vereist.
Minderjarigen krijgen extra bescherming
Voor kinderen gelden strengere regels, zowel vanuit de AVG als vanuit het portretrecht. Voor kinderen onder de 16 jaar moet toestemming worden gegeven door de ouder(s) of voogd. Bij gezamenlijk gezag zijn beide ouders/verzorgers vereist. Het kind zelf wordt uiteraard ook om toestemming gevraagd, hun wens telt mee, ook al is de juridische toestemming aan de ouder. Jongeren vanaf 16 jaar mogen zelf toestemming geven voor het gebruik van hun beeldmateriaal. Niet-herkenbare kinderen (bijv. van achteren of onscherp), is in de meeste gevallen zonder expliciete toestemming toegestaan. Bij twijfel vragen wij altijd toestemming.
Docenten & opnamebehoefte
Hoe lang bewaren we beelden?
Rabarber bewaart beeldmateriaal maximaal 10 jaar na het moment van opname, tenzij er een gegronde reden is om langer te bewaren (zoals historische archiefwaarde).
Wil je eerder dat beelden verwijderd worden? Stuur dan een verzoek naar marketing@rabarber.net. We verwijderen de betreffende beelden zo snel als redelijkerwijs mogelijk. Houd er rekening mee dat:
- Beelden die al gepubliceerd zijn (bijv. op sociale media of in drukwerk) kunnen niet altijd met terugwerkende kracht verwijderd worden.
- Archiefbeelden zullen in sommige gevallen bewaard blijven als andere verplichtingen (bijv. subsidie-verantwoording) hierom vragen.
- We in alle gevallen ons best doen om een passende oplossing te vinden.
Bewerking en AI gebruik
Wij zijn terughoudend met het digitaal bewerken van foto’s van kinderen. Portretrecht en auteursrecht blijven van toepassing, ook bij AI-gegenereerde bewerkingen. Rabarber gebruikt beelden van deelnemers, leerlingen of bezoekers niet als input voor generatieve AI platforms, zoals ChatGPT.
Wel maken wij gebruik van vormgeving tools zoals Photoshop of Canva voor het ontwerpen van communicatiemateriaal. Deze bieden ook AI-tools aan die wij bijvoorbeeld gebruiken om gemakkelijk de achtergrond van de foto te bewerken. Wij zullen nooit cosmetische bewerkingen maken om de fysieke verschijning of uitdrukking van een leerling te veranderen.
Extern gedeelde beelden op platforms als Meta vallen onder het eigen privacybeleid van die platforms zodra ze geĂĽpload zijn. Rabarber heeft daar geen verdere controle over. Lees voor meer informatie de privacyverklaringen van die platforms.
Jouw rechten
Help ons fouten voorkomen
Rabarber heeft geen centrale toegangsregistratie of ‘smoelenboek’ van alle bezoekers. Om fotografen en medewerkers toch te helpen onderscheid te maken, verzoeken we bezoekers en leerlingen die geen toestemming geven voor publicatie om dit bij de fotograaf te melden tijdens opname momenten. De fotograaf probeert jou vervolgens zoveel mogelijk uit beeld te houden.
Toch onbedoeld in beeld?
Rabarber is een drukke plek. Er lopen veel mensen rond, medewerkers, vrijwilligers, fotografen, en ondanks goede afspraken kan er een fout gemaakt worden. Sta jij toch op een publicatie terwijl je dat niet wilt? Stuur een bericht naar marketing@rabarber.net met de link naar het betreffende bericht of een omschrijving van de publicatie. We verwijderen of passen het zo snel als mogelijk aan, in hoeverre mogelijk.
We vinden het belangrijk dat iedereen zich veilig voelt bij Rabarber, maar helaas kan het wel eens misgaan. Wat telt, is dat we het rechtzetten.
Neem contact op
Heb je vragen over ons beeldbeleid, wil je toestemming intrekken of een verzoek indienen?
Stuur een mail naar marketing@rabarber.net,we streven ernaar je binnen 5 werkdagen te beantwoorden.
